Как правильно оформить договор аренды автомобиля

Договор аренды автомобиля регулируется статьями 642–648 Гражданского кодекса («Аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации, или проще: «Аренда без экипажа»). Согласно ГК такой договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока, однако регистрировать его, в отличие от договора аренды недвижимости, не надо.

Самое привлекательное условие для компании в такой форме сотрудничества с водителем на личном авто прописано в статье 646 ГК: «Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией». Расходы в связи с эксплуатацией – это не только ГСМ; это и мойка, и ТО, и текущий ремонт, и страхование, и возмещение вреда, причиненного автомобилю. Однако стороны могут перераспределить обязанности по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля по своему усмотрению. Достаточно прописать в договоре, кто какие расходы несет.

Для того чтобы договор не вызвал претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюсти ряд условий. По нашему мнению, заключению договора должен предшествовать приказ, в котором обосновывается необходимость аренды (например, обеспечение бесперебойной работы какой-либо из служб компании и т. п.) и дано поручение юристу или иному ответственному лицу подготовить проект договора.

Напомним, что сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или опять же собственником (ст. 608 ГК РФ). Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации документы, подтверждающие его право владения на машину. Такой бумагой является паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды в компании должна храниться его копия.

Кроме того, сотрудник должен передать фирме:

• свидетельство о регистрации автомобиля;
• талон техосмотра;
• страховой полис, если риски застраховал сам сотрудник.

После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласовывают условия аренды и составляют договор.

Договор обязательно должен содержать следующие данные:

• марку машины;
• год выпуска;
• цвет;
• номер кузова и двигателя;
• государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, то он не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ). Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности.

В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Как правило, она вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ). Можно установить и иной порядок, например, в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ). Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 614 ГК РФ).

При передаче автомобиля обязательно составляется акт приема-передачи. Его можно оформить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7. В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств.

Когда аренда автомобиля востребована

Жизненные ситуации бывают разными, и практически всегда для каждого конкретного случая имеются несколько альтернативных решений. Выбор одного из них определяется совокупностью преимуществ. В каких случаях аренда автомобиля с водителем выглядит привлекательнее такси? Опишем их:

• если автовладелец забыл взять с собой водительское удостоверение;
• если возникла необходимость поездки по незнакомому району;
• когда машина нужна для подвоза/развоза гостей;
• в случае употребления водителем спиртных напитков;
• если опыт вождения невелик, а рисковать не хочется.

Как видим, причины могут абсолютно разными. И хотя стоимость аренды авто с водителем несколько дороже услуг такси, ситуация резко меняется, если машина нужна надолго или требуется преодолеть большое расстояние – в таких случаях такси уже проигрывает.

Если арендатор – юридическое лицо

Довольно часто заключается такая сделка, как договор аренды авто между юридическими лицами. Принципиальных отличий от договора с физическим лицом этот документ не имеет. В него могут быть дополнительно включены пункты относительно субаренды машины. Если частному лицу не каждая компания доверит сдавать предоставленное авто в аренду или в безвозмездное временное пользование, то юрлицу чаще всего такое право даётся. Такие отношения имеют смысл, если заключается договор длительной аренды.

Арендовать компании могут как легковые автомобили и автобусы для перевозки персонала, так и грузовые специализированные машины. Как ни удивительно, но предприятие имеет право заключить договор, в котором арендодателем будет выступать частное лицо – как правило, сотрудник предприятия. Такая аренда чаще носит краткосрочный характер, и многие юридические лица стараются не заключать договор, просто выдавая деньги сотруднику на бензин. Так поступают из экономии, потому что в данном случае придётся оплачивать ещё и амортизацию машины, а также нести ответственность в случае аварии.

Использование и содержание

Внимательно изучите границы ответственности перед арендой автомобиля!

Содержать машину, т.е. регулярно проходить техосмотры, делать плановый ремонт, проходить различные мероприятия в контролирующих органах – полностью ответственность собственника машины. Также его обязанность – здоровье и надлежащие условия труда для водителей, предоставление им выходных и отпусков, медицинских осмотров перед рейсами и плановых медосмотров.

Все эти мероприятия должны проводиться в такой последовательности, чтобы не затрагивать интересы арендатора. В частности, если арендованная машина сломалась в гараже собственника, именно владелец должен предоставить другую машину. Точно также, если водитель заболел, ушел в отпуск, или у него выходной – арендодатель должен выпустить в рейс другого водителя.

Использование машины – это соблюдение правил дорожного движения, предрейсовые и послерейсовые осмотры, уход за ней во время аренды, если машина не заезжает в гараж собственника. Это полная ответственность арендатора, поскольку во время аренды машина находится в его временном владении. Арендатор обязан бережно относиться к машине и вовремя сообщать владельцу о том, что возникла поломка. Своевременная заправка машины топливом также считается частью использования машины, это происходит за счет арендатора.

Водитель, если он является наемным работником, несет ответственность за соблюдение ПДД и своевременное сообщение о поломках. Он имеет право на выходные, даже в пределах оплаченного срока аренды, а также на рабочий день строго определенной продолжительности. Если нужно отработать больше одной смены, рабочее время делится между несколькими водителями.

Особенности договора аренды авто без экипажа

Если говорить о договорах аренды автомобиля с экипажем или без, то основная разница между этими двумя видами договоров заключается в том, что при аренде авто без экипажа услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации не оказываются (ст. 642 ГК РФ). Говоря проще, Вы будете (в течении всего срока действия договора) сами управлять арендованным авто, сами производить его заправку топливом и т.п.

Принципиальные различия между этими двумя видами договоров (с экипажем или без) так же заключаются в ответственности за вред, нанесенный третьими лицами арендованному авто. Статья 648 ГК РФ предполагает, что ответственность в таком случае несёт арендатор.

По-разному гражданское законодательство (ст. 646) распределяет и обязанности, относительно оплаты эксплуатационных расходов для этих двух видов договоров. При аренде авто без экипажа эксплуатационные расходы и страхование арендатор несет самостоятельно.

Договор аренды автомобиля без экипажа, образец которого разработан специалистами нашей компании, соответствуя в своих основополагающих пунктах и моментах всем юридическим требованиям российского законодательства с одной стороны. А с другой — предоставляет вам, как нашим клиентам значительные преимущества даже относительно требований ГК РФ. Например, наши машины уже застрахованы, и Вам не придётся нести бремя страховых взносов за арендованное авто.

Полный список того, что мы по праву считаем нашими преимуществами, позволим себе привести ниже.

Наши преимущества

Воспользовавшись нашими услугами, клиенты подчеркивают такие принципиальные особенности, отличающие нас от аналогичных компаний:

1. Цены за аренду или прокат низкие при высоком качестве предоставляемых услуг и классе автомобилей.
2. Пакет документов для оформления договоров минимальный: он включает паспорт и удостоверение водителя.
3. Наш автопарк подлежит регулярному обновлению, автомобили своевременно проходят ТО и диагностику, поэтому нашим клиентам гарантирована безопасность и надежность.
4. Все автомобили кампании застрахованы, что позволяет нашим клиентам не нести полную материальную ответственность, переложив часть ущерба на страховую компанию.
5. Образец договора аренды автомобиля, составленный нашей компанией, полностью соответствует нормам действующего законодательства.
6. Возможность арены авто с правом выкупа. Это позволяет нашим клиентам приобрести авто без привлечения кредитных средств и оформления сложных пакетов документов, включающих справку о доходах.

Контактная информация

Москва, Пятницкое ш., 24

Доставка и возврат автомобиля

Доставка и возврат автомобиля производится по предварительному заказу. Для заказа доставки или возврата автомобиля вне станции аренды или на станции аренды в нерабочие часы необходимо предупредить персонал АВТО РЕНТАЛ, как минимум за 24 часа. При заказе услуги, необходимо указать место подачи/возврата (гостиницы, офис, аэропорт), точный адрес и контактный телефон. Подтверждение предоставления автомобиля вне станции аренды или в нерабочие часы оплачиваются дополнительно стоимости аренды.

Скачать документы:
Договор аренды транспортного средства DOC, 108 kb Условия аренды транспортного средства DOC, 66 kb

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки